Reglement
1. Algemeen
De werking van ’t Alvermanneke is erkend door Kind en Gezin en onderwerpt zich aan de regelgeving van de Vlaamse regering inzake erkenning en subsidiëring van initiatieven voor buitenschoolse Kinderopvang. Dit betekent ook dat in verband met de pedagogische aanpak, de begeleiding, ouderparticipatie, infrastructuur, veiligheid en gezondheid ’t Alvermanneke bepaalde kwaliteitseisen naleeft.
e-mail: info@alvermanneke.be
De voorzitter is Stefan Willen, tel.: 011/81 82 83
De ondervoorzitster is Denise Dens, tel.: 011/72 75 71
Tel.: 011/81 69 87 of fax 011/81 12 17 of via onderstaande e-mailadressen:
boekhouding@alvermanneke.be (voor vragen en opmerkingen i.v.m. facturen, kortingen, e.d.)
info@alvermanneke.be (voor algemene vragen en opmerkingen)
Tijdens schooldagen gebeurt de opvang in de opvanglokalen in de 6 scholen van Zonhoven:
Tijdens het schooljaar
‘t Alvermanneke is elke werkdag open (exclusief de feestdagen en vooraf aangekondigde brugdagen). Er is geen collectieve sluitingsperiode.
De brugdagen worden tijdig bekendgemaakt via het mededelingenbord in elke opvanglocatie en een mededeling op de facturen.
Het diensthoofd staat in voor de dagelijkse leiding van de Vzw. U kan steeds bij haar terecht met uw vragen, bemerkingen, suggesties…..
Coördinatie
Voor de administratieve en logistieke organisatie wordt het diensthoofd bijgestaan door drie coördinatoren.
De algemene en inhoudelijke coördinator staan in voor het pedagogische luik van de opvang.
Bij de administratieve coördinator kan u terecht voor alle administratieve aangelegenheden (o.a. wijziging gegevens, vragen over facturen, inschrijving).
Begeleiding
Tijdens het schooljaar staat er in elke opvanglocatie een team van begeleiders in voor de dagelijkse opvang, verzorging en animatie van de kinderen. Elk lid van de begeleiding heeft een erkende opleiding gevolgd en wordt regelmatig bijgeschoold, om de opvang zo goed mogelijk te verzorgen.
Tijdens de schoolvakanties en schoolvrije dagen wordt het personeel van de verschillende locaties ingezet op de centrale opvangplaats.
Onderhoud
’t Alvermanneke heeft zelf onderhoudspersoneel in dienst dat zorg draagt voor de netheid van elke opvanglocatie.
2. Inschrijven
Vertrouwelijke informatie
‘t Alvermanneke verbindt zich er toe om geen vertrouwelijke informatie door te geven aan derden. Indien de ouder de attesten zelf niet kan bezorgen, geeft hij/zij hierbij de volmacht aan de instelling om de vereiste documenten aan te vragen bij de bevoegde diensten.
Indien uw kind is ingeschreven en toch niet aanwezig kan zijn, dient u dit binnen de 5 werkdagen schriftelijk door te geven.
Indien u minder dan 5 werkdagen op voorhand annuleert, wordt er een kost aangerekend die gelijk is aan het tarief voor opvang van minder dan 3 uur (zie prijzen).
Deze kost wordt aangerekend per dag en per kind dat laattijdig werd geannuleerd.
Uitzondering: ziekte van uw kind. Het volstaat om ons ten laatste de dag zelf telefonsich te verwittigen en een doktersattest binnen te brengen op het secretariaat om de inschrijving te annuleren voor de dagen vermeld op het doktersattest.
Deze doktersattesten moeten binnengebracht worden voor de opmaak van de facturen (einde van de maand).
2.5.2 Annulatie van inschrijving voor schoolvakanties
Het is niet meer mogelijk om te annuleren.
Enkel bij medische noddgevallen kan er geannuleerd worden. Dit dient u te staven met een doktersattest. Elk dossier wordt afzonderlijk onderzocht, waarna het door u reeds betaalde bedrag wordt teruggestort.
Bij ziekte moet het doktersattest binnen de 24u aan ons bezorgd worden en vragen we om ons de dag zelf even telefonisch te verwittigen dat het kind niet komt. Op die manier kunnen we een plaats vrijmaken voor iemand anders.
De inschrijving wordt dan geannuleerd voor de hele ziekteperiode vermeld op het doktersattest.
Bij laattijdig inschrijven wordt er een supplement aangerekend dat gelijk staat aan de opvangprijs van minder dan 3 uren. Dit is een supplement per gezin in tegenstelling tot de annulatiekost (deze wordt aangerekend per dag en per kind dat laattijdig wordt geannuleerd).
3. Financiële afspraken
De aanwezigheden worden onmiddellijk ingegeven in het computersysteem. De gegevens kunnen ingezien worden door de ouders. Op basis van deze gegevens wordt de afrekening gemaakt.
De school staat in voor toezicht op de kinderen, één kwartier voor en één kwartier na schooltijd.
‘s Morgens: Het opvangpersoneel is verplicht ‘s morgens alle kinderen in te schrijven tot de school het toezicht overneemt (een kwartier voor schooltijd).
‘s Avonds worden de leerlingen die niet binnen het kwartier toezicht van de school kunnen opgehaald worden, onmiddellijk na schooltijd naar de opvang gebracht. Kinderen die toch binnen dit kwartier worden afgehaald, moeten geen ouderbijdrage betalen. Voor de kinderen die later afgehaald worden, wordt de aanwezigheid geregistreerd en aangerekend vanaf het einduur van de schooltijd.
Om misbruik tegen te gaan, wordt er per overschrijding van het uiterste sluitingsuur (18u15) een extra bijdrage gevraagd van 5 € (deze bijdrage wordt per kind dat te laat werd afgehaald aangerekend).
De afrekening gebeurt per maand en per gezin. Er wordt gevraagd om per domiciliëring te betalen. Deze werkwijze bespaart zowel u als ons tijd en u bent zeker van een vlotte betaling. Indien u toch per overschrijving wenst te betalen vormt dit geen probleem.
De factuur wordt u bezorgd rond de 10de dag van de maand. Uw betalingstermijn bedraagt 15 dagen.
Elke factuur die, na het verstrijken van de betalingstermijn, nog niet is betaald wordt verhoogd met een nalatigheidskost van 5 euro. Deze kost wordt aangerekend op de eerste herinneringsbrief die wordt gestuurd.
Gedomicilieerde facturen worden rond de 25ste van de maand van de rekening afgehouden. Dit geeft u nog voldoende tijd om de factuur na te kijken en evt. fouten te melden.
Bij herhaalde laattijdige betaling of niet betaling zonder voldoende reden kan ’t Alvermanneke het dossier aan derden (advocaat – incassobureau) overmaken. Na een schriftelijke waarschuwing (aangetekend schrijven) aan de ouders wordt de samenwerking stopgezet en kan uw kind niet meer door ons worden opgevangen.
Extra activiteiten zoals uitstappen kunnen als extra kosten aangerekend worden. Dit
wordt op voorhand duidelijk aangekondigd.
Voor mensen met betalingsmoeilijkheden kunnen wij een afbetalingsplan opmaken.
U dient hiervoor contact op te nemen met één van de coördinatoren.
3.2.2 Betalingsmodaliteiten voor opvang tijdens schoolvakanties
Wanneer u voor uw kind een plaats reserveert voor een schoolvakantie, wordt verwacht dat u deze gereserveerde plaats op voorhand betaalt.
Betalingen dienen door ons ontvangen te zijn ten laatste 5 werkdagen nadat u voor uw kind een opvangplaats heeft gereserveerd. Wij raden u sterk aan om onmiddellijk na de inschrijving het gevraagde bedrag te betalen per overschrijving.
Uitzondering: indien u uw kind minder dan 5 werkdagen op voorhand inschrijft, dient u persoonlijk langs te komen op het secretariaat waar uw reservatie verwerkt zal worden. De betaling voor deze reservatie dient bij ons te zijn ten laatste de werkdag voordat uw kind naar de opvang komt!
U dient rekening te houden met het feit dat een betaling er enkele dagen over kan doen alvorens wij deze ontvangen.
Elke betaling die later bij ons toekomt en/of zonder het juiste gestructureerd nummer worden door ons niet aanvaard. Uw inschrijving is dan ook niet geldig en de gereserveerde plaatsen komen terug vrij.
Indien uw kind langer blijft dan was gereserveerd, wordt de periode waarvoor nog niet werd betaald, via de maandelijke factuur geregeld.
’t Alvermanneke bezorgt een correct fiscaal attest per post aan de betreffende gezinnen.
Belangrijk! Voor de maanden dat er geen betaling werd ontvangen, wordt er geen fiscaal attest afgeleverd.
4. Samenwerking ouders
Belangrijke informatie over de dagelijkse opvang van uw kind kan u uitwisselen met de begeleiding en/of coördinatie.
Algemene informatie wordt in de opvanglocaties uitgehangen en/of krijgt u als ouders mee bij het halen en brengen van uw kind.
Via brochures, opendeurdagen enz. willen we de ouders mee betrekken in de opvang.
’t Alvermanneke tracht in geval van problemen en ontevredenheid samen met u een oplossing te zoeken.
Voor eventuele klachten dient u zich te richten naar de coördinatie. Die zal overleg plegen met de betrokkenen en met de raad van bestuur.
Indien er ondanks dit overleg geen oplossing gevonden wordt, kunnen de ouders in tweede instantie terecht bij de klachtendienst van Kind en Gezin. Zij zijn te bereiken op volgend adres: klachtentdienst kind en Gezin, Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel, tel.nr. 02/533 14 14; email: klachtendienst@kindengezin.be
5. Kinderen
Er zijn hiervoor in alle opvanglocaties verschillende speel- of ontspanningshoeken aanwezig en er is een ruime keuze aan speelgoed en spelmaterialen, aangepast aan de verschillende leeftijden.
De begeleiding is voldoende geschoold en bezit voldoende bagage om enerzijds de kinderen te begeleiden in hun vrij spel, anderzijds om hun een spelaanbod en spelimpulsen aan te bieden.
Op formele en informele wijze probeert de begeleiding de kinderen te betrekken bij de werking van de opvang.
In de mate van het mogelijke houden we rekening met specifieke zorgbehoeften, maar ook met de beperkingen die er op dit vlak kunnen zijn.
Indien het gedrag of de specifieke zorgbehoeften van uw kind de normale werking hindert, of een gevaar betekent voor zichzelf, andere kinderen of het personeel, kan
’ t Alvermanneke beslissen om uw kind niet meer toe te laten in de opvang. Voordat deze stap gezet wordt, zal de coördinatie dit met u bespreken.
6. Samenwerking externe partners
De opdracht van het lokaal overleg bestaat erin een beleid te ontwikkelen rond kinderopvang in al zijn vormen, rekening houdend met de specifieke lokale situatie in de gemeente. Dit resulteert in een beleidsplan. Meer info kan je verkrijgen bij de gemeentelijke informatieambtenaar en op de website www.zonhoven.be.
7. Ziekte en ongeval
De verzekeringspolis dekt volgende risico’s: burgerrechtelijke aansprakelijkheid en verzekering lichamelijke ongevallen. De polissen liggen ter inzage op het secretariaat.
Bij opzettelijke beschadigingen zijn de ouders van de kinderen, die de beschadiging veroorzaakten, verantwoordelijk.
Waardevolle voorwerpen, speelgoed ... blijven thuis. Deze voorwerpen zijn niet verzekerd tegen verlies of beschadiging. Indien deze voorwerpen toch in bewaring gegeven worden of naar de opvang meegebracht worden, gebeurt dit op eigen risico.
Indien uw kind een ongeval krijgt in de opvang, zullen de ouders in ieder geval verwittigd worden. In eerste instantie wordt aan de ouders gevraagd om, indien nodig, het kind te komen halen en zelf naar de dokter te gaan. Indien dit niet mogelijk is, zal er iemand van de opvang een arts raadplegen. Alle kosten worden vergoed door de verzekering.
Indien uw kind in de opvang zelf ziek wordt, worden de ouders ook verwittigd. Net als bij een ongeval zal er ook hier gevraagd worden om, indien nodig uw kind op te halen en andere opvang te voorzien.
Bij een ernstig ongeval of zorgwekkende toestand zal er onmiddellijk een arts en/of de hulpdienst verwittigd worden.
Afspraken i.v.m. de opvang van een ziek kind
Zieke kinderen horen niet thuis in een buitenschoolse opvang. We denken hierbij aan kinderen die wegens ziekte zoveel aandacht vragen dat de goede en veilige opvang van de andere kinderen niet meer gegarandeerd kan worden, of kinderen die wegens ziekte niet kunnen deelnemen aan de normale activiteiten van de opvang. Voor opvang van uw ziek kind kan u eventueel terecht bij gespecialiseerde diensten, een lijst is beschikbaar bij de gemeente.
Daarbij willen we extra aandacht vragen voor besmettelijke ziekten. Bij sommige ziekten kan het nodig zijn om extra maatregelen te treffen om de kinderen die in contact kwamen met een besmet kind te beschermen. Wij willen u vragen om ons zeker op de hoogte te stellen zodat we de nodige stappen kunnen zetten. Het is mogelijk dat wij uw kind in dit geval niet kunnen opvangen.
Medische problemen
Indien uw kind medische problemen heeft die een gevaar kunnen betekenen voor zichzelf, andere kinderen of de begeleiding of die extra waakzaamheid vergen, dient dit vermeld te worden op de inlichtingenfiche. Nieuwe informatie of wijzigingen worden zo snel mogelijk doorgegeven. Er wordt ook gevraagd om dit mondeling toe te lichten bij de inschrijving. Tijdens de schoolvakantie willen we vragen om de problemen per vakantieperiode extra toe te lichten aan de verantwoordelijke bij de inschrijving.
Indien bij uitzondering de kinderen toch medicijnen moeten innemen, dienen deze afgegeven te worden aan de verantwoordelijke. Er dient een doktersattest (of kopie) bezorgd te worden waarop de naam van het kind, naam van het medicament, dosering, wijze van toedienen en bewaren staat vermeld. Zonder dit doktersattest wordt er geen medicatie meer gegeven in de opvang. Deze regeling geldt ook voor noodmedicatie (bv insuline, rilatine, ...).
8. Afspraken i.v.m. breng/haalmomenten
’s Avonds begeven de kinderen die zich bevinden in het schoolgebouw aan de Kleine Hemmenweg en gebruik moeten maken van de opvang zich onmiddellijk na schooltijd in de rij van de opvang. Deze rij wordt na registratie van de kinderen begeleid door het opvangpersoneel naar de opvanglocatie gelegen in de Dorpsstraat. Belangrijk is dat uw kind weet of het al dan niet naar de opvang moet, zodat het onmiddellijk in de juiste rij kan gaan staan.
Kinderen die binnen het kwartier worden afgehaald blijven onder toezicht van de school en blijven ter plaatse (Kleine Hemmenweg). Onderweg worden er geen kinderen uit de rij gehaald of extra meegenomen.
's Avonds worden de kleuters opgehaald door de begeleiding en de kinderen van de lagere school worden door een leerkracht naar de opvang gebracht. Het is belangrijk dat uw kind weet of het al dan niet naar de opvang moet, zodat het in de juiste rij kan gaan staan.
Het personeel beschikt over een attest van ‘gemachtigd opzichter’.
9. Afspraken voeding/kleding
10. Opzegmodaliteiten
1.Algemeen
Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op alle ouders en kinderen die gebruik maken van de opvang. Wijzigingen zullen tijdig meegedeeld worden.
1.1 Erkend Initiatief Buitenschoolse Opvang
De werking van ’t Alvermanneke is erkend door Kind en Gezin en onderwerpt zich aan de regelgeving van de Vlaamse regering inzake erkenning en subsidiëring van initiatieven voor buitenschoolse Kinderopvang. Dit betekent ook dat in verband met de pedagogische aanpak, de begeleiding, ouderparticipatie, infrastructuur, veiligheid en gezondheid ’t Alvermanneke bepaalde kwaliteitseisen naleeft.1.2 Het organiserend bestuur
Dijkbeemdenweg 18, 3520 Zonhoven, tel 011/81 69 87, fax 011 /81 12 17,e-mail: info@alvermanneke.be
De voorzitter is Stefan Willen, tel.: 011/81 82 83
De ondervoorzitster is Denise Dens, tel.: 011/72 75 71
1.3 Contactpersonen
De verantwoordelijken kan u bereiken tijdens de kantooruren.Tel.: 011/81 69 87 of fax 011/81 12 17 of via onderstaande e-mailadressen:
boekhouding@alvermanneke.be (voor vragen en opmerkingen i.v.m. facturen, kortingen, e.d.)
info@alvermanneke.be (voor algemene vragen en opmerkingen)
1.4 Doelgroep
De buitenschoolse opvang staat open voor alle kinderen die kunnen deelnemen aan het kleuter- en lager onderwijs.1.5 Opvanglocaties
‘t Alvermanneke organiseert tijdens schoolvrije dagen en vakantiedagen kinderopvang op een centrale locatie: Dijkbeemdenweg 18, 3520 Zonhoven.Tijdens schooldagen gebeurt de opvang in de opvanglokalen in de 6 scholen van Zonhoven:
- Gesubsidieerde vrije kleuterschool De Kleurdoos
Klodsbergweg 9, 3520 Zonhoven 0478/37.37.22. (tel opvang) - Gesubsidieerde vrije lagere school De Zonnewijzer
Dorpsstraat 62, 3520 Zonhoven 011/57.59.16. (tel opvang) - Gesubsidieerde vrije basisschool De Horizon
Doktersstraat 1, 3520 Zonhoven 0478/91.27.07. (tel opvang) - Gesubsidieerde vrije basisschool De st@rtbaan
Schelstraat 10, 3520 Zonhoven 0476/38.97.45. (tel opvang) - Gesubsidieerde vrije basisschool De Lettermolen
Molenweg 73, 3520 Zonhoven 0472/39.45.56. (tel opvang) - Basisschool van het Gemeenschapsonderwijs Windekind Guldenboomkensweg 8, 3520 Zonhoven 0476/04.51.02.. (tel school)
1.6 Openingsdagen en openingsuren
Tijdens het schooljaar
Er is opvang van 7u00 tot een kwartier voor schooltijd.
Na schooltijd tot 18.00u.
Op individuele aanvraag van ouders kan de opvang een kwartier eerder starten en een kwartier later sluiten. U dient hiervoor contact te nemen met de coördinatie.
Tijdens de schoolvrije dagen en vakantiedagen.
Er is opvang van 6u45 tot 18u15.‘t Alvermanneke is elke werkdag open (exclusief de feestdagen en vooraf aangekondigde brugdagen). Er is geen collectieve sluitingsperiode.
De brugdagen worden tijdig bekendgemaakt via het mededelingenbord in elke opvanglocatie en een mededeling op de facturen.
1.7 Bereikbaarheid in noodgevallen
In noodgevallen (bvb als u als ouder door onvoorziene omstandigheden uw kinderen veel te laat komt ophalen en u voor een gesloten voorziening staat) kan u contact nemen met de plaatselijke politie. U kan hen bereiken op tel. 011/81 04 55. Zij zijn elke werkdag bereikbaar van7.00u tot 19.00u. Na deze uren is er het noodnummer 011/26 26 66. We willen er hierbij nog eens op wijzen dat het moet gaan om een absoluut noodgeval.1.8 Personeel
Secretariaat
DiensthoofdHet diensthoofd staat in voor de dagelijkse leiding van de Vzw. U kan steeds bij haar terecht met uw vragen, bemerkingen, suggesties…..
Coördinatie
Voor de administratieve en logistieke organisatie wordt het diensthoofd bijgestaan door drie coördinatoren.
De algemene en inhoudelijke coördinator staan in voor het pedagogische luik van de opvang.
Bij de administratieve coördinator kan u terecht voor alle administratieve aangelegenheden (o.a. wijziging gegevens, vragen over facturen, inschrijving).
Begeleiding
Tijdens het schooljaar staat er in elke opvanglocatie een team van begeleiders in voor de dagelijkse opvang, verzorging en animatie van de kinderen. Elk lid van de begeleiding heeft een erkende opleiding gevolgd en wordt regelmatig bijgeschoold, om de opvang zo goed mogelijk te verzorgen.
Tijdens de schoolvakanties en schoolvrije dagen wordt het personeel van de verschillende locaties ingezet op de centrale opvangplaats.
Onderhoud
’t Alvermanneke heeft zelf onderhoudspersoneel in dienst dat zorg draagt voor de netheid van elke opvanglocatie.
Stagiaires/jobstudenten
Tijdens het schooljaar werkt ’t Alvermanneke mee aan de opleiding van stagiaires. Leerlingen/studenten die een opleiding volgen (o.a. kinderverzorging, jeugd-en gehandicaptenzorg), kunnen stage lopen in een van de opvanglocaties of op het secretariaat. Tijdens de schoolvakantie kunnen er ook jobstudenten ingezet worden als versterking van het bestaande team. Zij beschikken allen over een geschikte opleiding.2 Inschrijvingen
2.1 Verplichte documenten voor 1ste deelname aan de opvang
Voordat het kind kan gebruik maken van de opvang is het noodzakelijk om volgende documenten in orde te brengen (zonder deze documenten is uw kind niet geldig ingeschreven en kan het dus niet deelnemen aan de opvang):- het inlichtingenformulier per kind volledig invullen en ondertekenen;
- een bewijs van gezinssamenstelling bijvoegen (te verkrijgen bij de gemeente waar u woont);
- een bewijs van het kinderbijslagfonds bijvoegen (bv kopie rekeningsuittreksel);
- een verklaring ondertekenen voor ontvangst van het huishoudelijk reglement;
Vertrouwelijke informatie
‘t Alvermanneke verbindt zich er toe om geen vertrouwelijke informatie door te geven aan derden. Indien de ouder de attesten zelf niet kan bezorgen, geeft hij/zij hierbij de volmacht aan de instelling om de vereiste documenten aan te vragen bij de bevoegde diensten.
2.2 Inschrijvingsbeleid tijdens het schooljaar
Indien de verplichte documenten, zoals beschreven onder 2.1. zijn bezorgd, kan het kind steeds deelnemen aan de opvang, zonder bijkomende voorafgaande inschrijving.
2.3 Inschrijvingsbeleid tijdens schoolvakanties
Inschrijvingen voor schoolvakanties gebeuren online, via de website www.alvermanneke.be.- Bij de opmaak van uw dossier (algemene inschrijving, zie 2.1) ontvangt u van ons een kindnummer en een wachtwoord. Met deze gegevens kan u uw kind online inschrijven.
- Er kan alleen ingeschreven worden voor de eerstvolgende vakantieperiode. (Bijvoorbeeld: de week na afloop van de krokusvakantie kan u zich doorlopend inschrijven voor de paasvakantie, de week na afloop van de paasvakantie kan u zich doorlopend inschrijven voor de zomervakantie, enzovoort).
- U kan uw kind doorlopend inschrijven tot 5 werkdagen voor de gewenste opvangdatum.
- Indien u uw kind toch nog later wenst in te schrijven, moet u telefonisch contact opnemen met de coördinatie (tijdens de kantooruren).
- Mensen die geen computer of internet ter beschikking hebben, kunnen zich persoonlijk aanmelden op het secretariaat van vzw 't Alvermanneke waar de inschrijving wordt geregistreerd tijdens de kantooruren.
- Indien u uw kind wenst in te schrijven op een dag die volzet is, kan u zich inschrijven op een reservelijst. Dit gebeurt ook via de website.
- Indien er een plaats is vrijgekomen, krijgt iedereen die zich op de reservelijst heeft ingeschreven een e-mail van ons en krijgt u alsnog de kans om uw kind in te schrijven.
- Plaatsen reserveren betekent niet dat de inschrijving in orde is. Uw reservatie vervalt 5 werkdagen na inschrijving indien wij uw betaling niet hebben ontvangen. Indien u uw kind minder dan 5 werkdagen op voorhand voor de gewenste opvangdatum heeft ingeschreven, dient de betaling ten laatste de werkdag voordat uw kind naar de opvang komt, door ons ontvangen zijn (zie 3.2 betalingsmodaliteiten).
- Uw inschrijving is pas in orde als wij het gevraagde bedrag voor de gereserveerde plaatsen hebben ontvangen.
2.4 Inschrijvingsbeleid tijdens schoolvrije dagen (= pedagogische studiedagen en lokale verlofdagen)
- De inschrijving voor een schoolvrije dag verloopt via de opvanglocatie. U meldt de vraag tot inschrijving aan het opvangpersoneel. Zij schrijven vervolgens de naam van uw kind op een lijst, samen met het vermoedelijk begin –en einduur. U kan ook schriftelijk inschrijven via het secretariaat (via e-mail alvermanneke.inschrijvingen@scarlet.be, fax of via formulier te verkrijgen op het secretariaat.
- Inschrijvingen kunnen enkel gebeuren tijdens de inschrijvingsperiode. U wordt tijdig op de hoogte gebracht van de data van deze periodes via mededelingen op de factuur en/of via affiches in de verschillende opvanglocaties.
- Indien er onvoldoende inschrijvingen (minder dan 14) zijn houdt vzw ’t Alvermanneke zich het recht voor om de opvang niet door te laten gaan. U wordt hier tijdig van op de hoogte gebracht.
- Bij het bereiken van de maximale opvangcapaciteit kan u uw kind(eren) inschrijven op een wachtlijst. Dit houdt in dat indien er voldoende annulaties zijn, uw kind toch kan ingeschreven worden en dat het kan deelnemen aan de opvang.
- Alle wijzigingen (annulaties, laattijdige inschrijvingen, enz.) worden schriftelijk doorgegeven (via e-mail, fax ofwel d.m.v. aftekenen van formulier in de opvang). Dit alles om misverstanden en discussies achteraf te vermijden.
Een eventuele latere discussie wordt steeds in het voordeel van het Alvermanneke beslist.
2.5 Annulatie
2.5.1 Annulatie van inschrijving voor een schoolvrije dag (=pedagogische studiedagen en lokale verlofdagen)Indien uw kind is ingeschreven en toch niet aanwezig kan zijn, dient u dit binnen de 5 werkdagen schriftelijk door te geven.
Indien u minder dan 5 werkdagen op voorhand annuleert, wordt er een kost aangerekend die gelijk is aan het tarief voor opvang van minder dan 3 uur (zie prijzen).
Deze kost wordt aangerekend per dag en per kind dat laattijdig werd geannuleerd.
Uitzondering: ziekte van uw kind. Het volstaat om ons ten laatste de dag zelf telefonsich te verwittigen en een doktersattest binnen te brengen op het secretariaat om de inschrijving te annuleren voor de dagen vermeld op het doktersattest.
Deze doktersattesten moeten binnengebracht worden voor de opmaak van de facturen (einde van de maand).
2.5.2 Annulatie van inschrijving voor schoolvakanties
Het is niet meer mogelijk om te annuleren.
Enkel bij medische noddgevallen kan er geannuleerd worden. Dit dient u te staven met een doktersattest. Elk dossier wordt afzonderlijk onderzocht, waarna het door u reeds betaalde bedrag wordt teruggestort.
Bij ziekte moet het doktersattest binnen de 24u aan ons bezorgd worden en vragen we om ons de dag zelf even telefonisch te verwittigen dat het kind niet komt. Op die manier kunnen we een plaats vrijmaken voor iemand anders.
De inschrijving wordt dan geannuleerd voor de hele ziekteperiode vermeld op het doktersattest.
2.6 Supplement
2.6.1 Supplement bij laattijdig inschrijven voor een schoolvrije dag (=pedagogische studiedagen en lokale verlofdagen)Bij laattijdig inschrijven wordt er een supplement aangerekend dat gelijk staat aan de opvangprijs van minder dan 3 uren. Dit is een supplement per gezin in tegenstelling tot de annulatiekost (deze wordt aangerekend per dag en per kind dat laattijdig wordt geannuleerd).
3 Financiële afspraken
3.1 Registratie aanwezigheden
De begeleiding noteert de uren dat uw kind aanwezig is in een aanwezigheidsregister.De aanwezigheden worden onmiddellijk ingegeven in het computersysteem. De gegevens kunnen ingezien worden door de ouders. Op basis van deze gegevens wordt de afrekening gemaakt.
De school staat in voor toezicht op de kinderen, één kwartier voor en één kwartier na schooltijd.
‘s Morgens: Het opvangpersoneel is verplicht ‘s morgens alle kinderen in te schrijven tot de school het toezicht overneemt (een kwartier voor schooltijd).
‘s Avonds worden de leerlingen die niet binnen het kwartier toezicht van de school kunnen opgehaald worden, onmiddellijk na schooltijd naar de opvang gebracht. Kinderen die toch binnen dit kwartier worden afgehaald, moeten geen ouderbijdrage betalen. Voor de kinderen die later afgehaald worden, wordt de aanwezigheid geregistreerd en aangerekend vanaf het einduur van de schooltijd.
Om misbruik tegen te gaan, wordt er per overschrijding van het uiterste sluitingsuur (18u15) een extra bijdrage gevraagd van 5 € (deze bijdrage wordt per kind dat te laat werd afgehaald aangerekend).
3.2 Betalingsmodaliteiten
3.2.1 Betalingsmodaliteiten voor opvang tijdens schooldagenDe afrekening gebeurt per maand en per gezin. Er wordt gevraagd om per domiciliëring te betalen. Deze werkwijze bespaart zowel u als ons tijd en u bent zeker van een vlotte betaling. Indien u toch per overschrijving wenst te betalen vormt dit geen probleem.
De factuur wordt u bezorgd rond de 10de dag van de maand. Uw betalingstermijn bedraagt 15 dagen.
Elke factuur die, na het verstrijken van de betalingstermijn, nog niet is betaald wordt verhoogd met een nalatigheidskost van 5 euro. Deze kost wordt aangerekend op de eerste herinneringsbrief die wordt gestuurd.
Gedomicilieerde facturen worden rond de 25ste van de maand van de rekening afgehouden. Dit geeft u nog voldoende tijd om de factuur na te kijken en evt. fouten te melden.
Bij herhaalde laattijdige betaling of niet betaling zonder voldoende reden kan ’t Alvermanneke het dossier aan derden (advocaat – incassobureau) overmaken. Na een schriftelijke waarschuwing (aangetekend schrijven) aan de ouders wordt de samenwerking stopgezet en kan uw kind niet meer door ons worden opgevangen.
Extra activiteiten zoals uitstappen kunnen als extra kosten aangerekend worden. Dit
wordt op voorhand duidelijk aangekondigd.
Voor mensen met betalingsmoeilijkheden kunnen wij een afbetalingsplan opmaken.
U dient hiervoor contact op te nemen met één van de coördinatoren.
3.2.2 Betalingsmodaliteiten voor opvang tijdens schoolvakanties
Wanneer u voor uw kind een plaats reserveert voor een schoolvakantie, wordt verwacht dat u deze gereserveerde plaats op voorhand betaalt.
Betalingen dienen door ons ontvangen te zijn ten laatste 5 werkdagen nadat u voor uw kind een opvangplaats heeft gereserveerd. Wij raden u sterk aan om onmiddellijk na de inschrijving het gevraagde bedrag te betalen per overschrijving.
Uitzondering: indien u uw kind minder dan 5 werkdagen op voorhand inschrijft, dient u persoonlijk langs te komen op het secretariaat waar uw reservatie verwerkt zal worden. De betaling voor deze reservatie dient bij ons te zijn ten laatste de werkdag voordat uw kind naar de opvang komt!
U dient rekening te houden met het feit dat een betaling er enkele dagen over kan doen alvorens wij deze ontvangen.
Elke betaling die later bij ons toekomt en/of zonder het juiste gestructureerd nummer worden door ons niet aanvaard. Uw inschrijving is dan ook niet geldig en de gereserveerde plaatsen komen terug vrij.
Indien uw kind langer blijft dan was gereserveerd, wordt de periode waarvoor nog niet werd betaald, via de maandelijke factuur geregeld.
3.3 Tarieven
De ouders verklaren zich akkoord met de in bijlage opgenomen tarieven voor de buitenschoolse opvang. De tarieven zijn conform de wettelijke bepalingen van de overheid.3.4 Fiscaal attest
De kosten van de kinderopvang van kinderen tot 12 jaar zijn fiscaal aftrekbaar.’t Alvermanneke bezorgt een correct fiscaal attest per post aan de betreffende gezinnen.
Belangrijk! Voor de maanden dat er geen betaling werd ontvangen, wordt er geen fiscaal attest afgeleverd.
4 Samenwerking ouders
4.1 Informatie
Een goede verstandhouding met de ouders en kinderen is belangrijk. Daarom willen we streven naar een goede informatie-uitwisseling, dit in beide richtingen.Belangrijke informatie over de dagelijkse opvang van uw kind kan u uitwisselen met de begeleiding en/of coördinatie.
Algemene informatie wordt in de opvanglocaties uitgehangen en/of krijgt u als ouders mee bij het halen en brengen van uw kind.
Via brochures, opendeurdagen enz. willen we de ouders mee betrekken in de opvang.
4.2 Klachtenbeleid
De leden van de raad van bestuur beslissen over alle problemen en vragen, waarmee zij zouden kunnen te maken hebben, en die niet in het huishoudelijk reglement voorkomen.’t Alvermanneke tracht in geval van problemen en ontevredenheid samen met u een oplossing te zoeken.
Voor eventuele klachten dient u zich te richten naar de coördinatie. Die zal overleg plegen met de betrokkenen en met de raad van bestuur.
Indien er ondanks dit overleg geen oplossing gevonden wordt, kunnen de ouders in tweede instantie terecht bij de klachtendienst van Kind en Gezin. Zij zijn te bereiken op volgend adres: klachtentdienst kind en Gezin, Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel, tel.nr. 02/533 14 14; email: klachtendienst@kindengezin.be
5 Kinderen
5.1 Vrije tijd van het kind
De buitenschoolse kinderopvang situeert zich in de vrije tijd van het kind. De bedoeling is dat de kinderen zich mits wat regels en afspraken kunnen ontspannen en spelen.Er zijn hiervoor in alle opvanglocaties verschillende speel- of ontspanningshoeken aanwezig en er is een ruime keuze aan speelgoed en spelmaterialen, aangepast aan de verschillende leeftijden.
De begeleiding is voldoende geschoold en bezit voldoende bagage om enerzijds de kinderen te begeleiden in hun vrij spel, anderzijds om hun een spelaanbod en spelimpulsen aan te bieden.
Op formele en informele wijze probeert de begeleiding de kinderen te betrekken bij de werking van de opvang.
5.2 Huiswerk
In de verschillende locaties wordt er de mogelijkheid aangeboden om huiswerk te maken, dit is echter geen inhoudelijke begeleiding. De ouders blijven verantwoordelijk voor het opvolgen van lessen en huiswerk.5.3 Vakantiedagen
Omdat de dagen voor een grotere groep kinderen soms te lang zijn om ‘gewoon’ te spelen zijn er geleide activiteiten. Daarom is er voor elke vakantie een heel programma uitgewerkt, met verschillende activiteiten waarbij de kinderen in leeftijdsgroepen worden ingedeeld. Meer info over de indeling van de groepen, de activiteiten, de dagindeling, uitstappen e.d. vindt u in de vakantiebrochures en/of op het mededelingenbord.5.4 Extra zorgbehoeften
De infrastructuur, personeelsnormen en – opleiding zijn specifiek afgestemd op buitenschoolse kinderopvang.In de mate van het mogelijke houden we rekening met specifieke zorgbehoeften, maar ook met de beperkingen die er op dit vlak kunnen zijn.
Indien het gedrag of de specifieke zorgbehoeften van uw kind de normale werking hindert, of een gevaar betekent voor zichzelf, andere kinderen of het personeel, kan
’ t Alvermanneke beslissen om uw kind niet meer toe te laten in de opvang. Voordat deze stap gezet wordt, zal de coördinatie dit met u bespreken.
6 Samenwerking externe partners
6.1 Lokaal overleg
VZW ’t Alvermanneke neemt deel aan het lokaal overleg dat op gemeentelijk niveau georganiseerd wordt en dat alle instanties/personen samenbrengt die betrokken zijn bij de kinderopvang.De opdracht van het lokaal overleg bestaat erin een beleid te ontwikkelen rond kinderopvang in al zijn vormen, rekening houdend met de specifieke lokale situatie in de gemeente. Dit resulteert in een beleidsplan. Meer info kan je verkrijgen bij de gemeentelijke informatieambtenaar en op de website www.zonhoven.be.
6.2 Scholen
Aangezien de opvang tijdens het schooljaar plaats vindt in de schoolgebouwen, zijn de scholen een belangrijke partner en streeft ’t Alvermanneke naar een goede samenwerking.7 Ziekte en ongeval
7.1 Verzekering
Bij ongeval tijdens de opvang en van en op weg naar de opvang zijn kinderen gedekt door een verzekering.De verzekeringspolis dekt volgende risico’s: burgerrechtelijke aansprakelijkheid en verzekering lichamelijke ongevallen. De polissen liggen ter inzage op het secretariaat.
Bij opzettelijke beschadigingen zijn de ouders van de kinderen, die de beschadiging veroorzaakten, verantwoordelijk.
Waardevolle voorwerpen, speelgoed ... blijven thuis. Deze voorwerpen zijn niet verzekerd tegen verlies of beschadiging. Indien deze voorwerpen toch in bewaring gegeven worden of naar de opvang meegebracht worden, gebeurt dit op eigen risico.
7.2 Afspraken i.v.m. ongevallen/ziekte en andere medische gegevens
Afspraken indien het kind ziek wordt of een ongeval krijgt in de opvang.Indien uw kind een ongeval krijgt in de opvang, zullen de ouders in ieder geval verwittigd worden. In eerste instantie wordt aan de ouders gevraagd om, indien nodig, het kind te komen halen en zelf naar de dokter te gaan. Indien dit niet mogelijk is, zal er iemand van de opvang een arts raadplegen. Alle kosten worden vergoed door de verzekering.
Indien uw kind in de opvang zelf ziek wordt, worden de ouders ook verwittigd. Net als bij een ongeval zal er ook hier gevraagd worden om, indien nodig uw kind op te halen en andere opvang te voorzien.
Bij een ernstig ongeval of zorgwekkende toestand zal er onmiddellijk een arts en/of de hulpdienst verwittigd worden.
Afspraken i.v.m. de opvang van een ziek kind
Zieke kinderen horen niet thuis in een buitenschoolse opvang. We denken hierbij aan kinderen die wegens ziekte zoveel aandacht vragen dat de goede en veilige opvang van de andere kinderen niet meer gegarandeerd kan worden, of kinderen die wegens ziekte niet kunnen deelnemen aan de normale activiteiten van de opvang. Voor opvang van uw ziek kind kan u eventueel terecht bij gespecialiseerde diensten, een lijst is beschikbaar bij de gemeente.
Daarbij willen we extra aandacht vragen voor besmettelijke ziekten. Bij sommige ziekten kan het nodig zijn om extra maatregelen te treffen om de kinderen die in contact kwamen met een besmet kind te beschermen. Wij willen u vragen om ons zeker op de hoogte te stellen zodat we de nodige stappen kunnen zetten. Het is mogelijk dat wij uw kind in dit geval niet kunnen opvangen.
Medische problemen
Indien uw kind medische problemen heeft die een gevaar kunnen betekenen voor zichzelf, andere kinderen of de begeleiding of die extra waakzaamheid vergen, dient dit vermeld te worden op de inlichtingenfiche. Nieuwe informatie of wijzigingen worden zo snel mogelijk doorgegeven. Er wordt ook gevraagd om dit mondeling toe te lichten bij de inschrijving. Tijdens de schoolvakantie willen we vragen om de problemen per vakantieperiode extra toe te lichten aan de verantwoordelijke bij de inschrijving.
7.3 Gebruik medicijnen
In principe worden er geen medicijnen toegediend in de opvang. Het toedienen van medicijnen in de opvang willen we zoveel mogelijk beperken.Indien bij uitzondering de kinderen toch medicijnen moeten innemen, dienen deze afgegeven te worden aan de verantwoordelijke. Er dient een doktersattest (of kopie) bezorgd te worden waarop de naam van het kind, naam van het medicament, dosering, wijze van toedienen en bewaren staat vermeld. Zonder dit doktersattest wordt er geen medicatie meer gegeven in de opvang. Deze regeling geldt ook voor noodmedicatie (bv insuline, rilatine, ...).
8 Afspraken i.v.m. breng/haalmomenten
8.1 Afhalen en brengen door de ouders
- Bij het brengen EN afhalen van uw kind(eren) moet de begeleiding altijd verwittigd worden en moet de aanwezigheidslijst afgetekend worden, ook wanneer de kinderen buiten spelen.
Op deze aanwezigheidslijst worden de uren genoteerd dat de kinderen aanwezig zijn in de opvang. - Indien de ouder/veantwoordelijke niet aftekent, verklaart hij/zij zich akkoord met de genoteerde uren.
- Indien het kind wordt afgehaald door een andere persoon dan één van de ouders, wordt dit door de ouder vooraf gemeld.
- Enkel met een schriftelijke toelating van de ouders mogen de kinderen de opvang zelfstandig verlaten. Deze verklaring geeft aan op welke dagen en tijdstip de kinderopvang de opvang verlaten.
- Indien één van de ouders de kinderen niet mag afhalen i.v.m. echtscheiding, dient een kopie van het vonnis bezorgd te worden.
Onderbreking opvang.
Wanneer een kind zijn verblijf in de opvang onderbreekt wegens andere activiteiten (bv. sport, muziekles..) dient dit schriftelijk door de ouders meegedeeld te worden. De ouders organiseren zelf de verplaatsing. ‘t Alvermanneke is niet aansprakelijk voor ongevallen tijdens de verplaatsing en tijdens de andere activiteit.8.2 Verplaatsing tussen de school/opvanglocaties
Uitgezonderd locatie De Zonnewijzer en De Startbaan bevinden de opvanglokalen zich in de schoolgebouwen, waardoor er geen extra verplaatsing nodig is.- De schoolgebouwen van De zonnewijzer zijn verspreid over twee adressen.
’s Avonds begeven de kinderen die zich bevinden in het schoolgebouw aan de Kleine Hemmenweg en gebruik moeten maken van de opvang zich onmiddellijk na schooltijd in de rij van de opvang. Deze rij wordt na registratie van de kinderen begeleid door het opvangpersoneel naar de opvanglocatie gelegen in de Dorpsstraat. Belangrijk is dat uw kind weet of het al dan niet naar de opvang moet, zodat het onmiddellijk in de juiste rij kan gaan staan.
Kinderen die binnen het kwartier worden afgehaald blijven onder toezicht van de school en blijven ter plaatse (Kleine Hemmenweg). Onderweg worden er geen kinderen uit de rij gehaald of extra meegenomen.
- De opvang van de Startbaan bevindt zich in Schelstraat 8
's Avonds worden de kleuters opgehaald door de begeleiding en de kinderen van de lagere school worden door een leerkracht naar de opvang gebracht. Het is belangrijk dat uw kind weet of het al dan niet naar de opvang moet, zodat het in de juiste rij kan gaan staan.
Het personeel beschikt over een attest van ‘gemachtigd opzichter’.
9 Afspraken voeding/kleding
9.1 Voeding
Op regelmatige tijdstippen is er een eetmoment. De ouders geven een lunchpakket en drank mee. Tijdens het schooljaar is er in bepaalde locaties wel drank beschikbaar via school, dit wordt dan rechtstreeks met de school geregeld.9.2 Kleding en persoonlijke bezittingen
- In de opvang wordt er gespeeld, er wordt verwacht dat de kleding en het schoeisel aangepast zijn aan die spelfunctie.
- Voor kinderen die nog maar pas zindelijk zijn, wordt er door de ouders zelf reservekleding (evt. pampers) voorzien. Indien in noodgevallen er reservekleding is gebruikt van ’t Alvermanneke, wordt deze gewassen terugbezorgd in de opvang.
- Waardevolle voorwerpen, speelgoed,… blijven thuis. Deze voorwerpen zijn niet verzekerd tegen verlies of beschadiging. Gevaarlijke voorwerpen zijn verboden.
- Het in bewaring geven van waardevolle voorwerpen, speelgoed, e.d. aan het personeel gebeurt op eigen risico. Deze voorwerpen zijn niet verzekerd tegen verlies of beschadiging.
- Op kleding en materiaal wordt best de naam aangebracht. Gevonden voorwerpen (kleding, boterhamdozen..) worden een tijdje bijgehouden, maar daarna opgeruimd.
Wanneer er bijzondere spelkledij of uitrusting vereist is worden de ouders op voorhand hiervan op de hoogte gebracht. - Handdoeken en andere verzorgingsbenodigdheden zijn in de opvang voorhanden.